Você parou para pensar onde ficam guardados todos os documentos produzidos e emitidos pela Prefeitura de Frutal como prontuários médicos, plantas de imóveis, planilhas de custos, entre outros papéis?

Atualmente, essa papelada sem fim está armazenada em diversos pontos da cidade em imóveis que não possuem a estrutura adequada para manter essa documentação longe da sujeira, do mofo e até mesmo de ratos e insetos.

Pensando em pôr um fim nesse problema, a Prefeitura de Frutal iniciará o processo de digitalização do acervo de documentos do poder público municipal.

Mas antes de ser digitalizada, a maioria desses documentos irá passar por um cuidadoso processo de restauração e higienização, já que muitos deles ficaram durante anos armazenados de forma incorreta e estão em acelerado processo de deterioração.

Por isso, o processo de digitalização já deve ser iniciado nos próximos dias e a partir de então esses arquivos irão ficar armazenados em um sistema de nuvem.

Depois será criado um aplicativo com o qual será possível acessar esses documentos. Em um primeiro momento esse acesso ficará restrito aos funcionários da Prefeitura que terão a responsabilidade de alimentar o sistema.

Cada servidor criará o próprio usuário e então poderá navegar pelo aplicativo. Por uma questão de segurança da informação toda a ação feita por cada funcionário da Prefeitura ficará registrada no sistema. Então será possível saber se o servidor editou um documento, se ele vinculou esse documento ao nome de algum contribuinte ou qualquer outra atividade realizada no sistema.

Depois que diversos documentos estiverem digitalizados, o aplicativo será disponibilizado para ser baixado por qualquer pessoa que tenha interesse em acessar o acervo de documentos da Prefeitura de Frutal. Em questão de segundos a pessoa vai poder visualizar o documento, fazer o download do mesmo, imprimir ele ou até enviá-lo para algum amigo ou parente.

A estimativa é que mais de quatro milhões e setecentos mil documentos sejam digitalizados em uma primeira etapa, isso corresponderia a todos os documentos produzidos ao longo de três anos de administração.

Há ainda expectativa de que sejam necessários quatro meses de trabalho para se digitalizar todos os documentos produzidos pelo Executivo Municipal durante o ano de 2020, por exemplo. Em média, serão digitalizados cerca de 300 mil documentos por mês.

Sobre os custos desse serviço, a Prefeitura de Frutal pagará apenas por cada página digitalizada e a administração poderá indicar quais são as demandas que devem ser cumpridas primeiro.

Para o prefeito Bruno Augusto de Jesus Ferreira a digitalização do acervo de documentos da Prefeitura irá dar ainda mais transparência às ações da administração municipal e ainda gerará uma grande economia aos cofres públicos. “Iremos ter uma economia com relação ao gasto com papel, tinta, manutenção de impressora. Além disso, qualquer pessoa com acesso a internet vai poder visualizar esses documentos e informações e saber o que está acontecendo na gestão da Prefeitura de Frutal, algo nunca antes visto na história do nosso município”.